Protección de datos personales (LOPD y RGPD): guía completa para empresas y autónomos

La protección de datos personales es una obligación legal fundamental para cualquier empresa o autónomo que gestione información de clientes, empleados o proveedores. Cumplir con la LOPDGDD y el RGPD no solo evita sanciones, sino que también mejora la confianza y reputación de tu negocio.

En esta guía responderemos a las preguntas más frecuentes sobre protección de datos y te enseñaremos paso a paso cómo cumplir la normativa de manera práctica y segura.

1. ¿Qué es la protección de datos personales?

La protección de datos personales consiste en garantizar que la información privada de las personas —como nombre, correo, teléfono o datos bancarios— sea tratada de forma segura y transparente.

El RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) establece los principios y obligaciones que deben cumplir las empresas en toda la Unión Europea, mientras que la LOPDGDD adapta estas normas al contexto español.

Beneficio para tu negocio: Cumplir con la protección de datos genera confianza y evita sanciones económicas y daños reputacionales.

2. ¿Quién debe cumplir con la LOPD y el RGPD?

Todas las organizaciones que manejen datos personales de personas físicas están obligadas:

• Autónomos que gestionen clientes o proveedores.
• Pymes y grandes empresas que almacenen información de empleados o usuarios.
• Tiendas online y negocios digitales que recopilen datos de contacto.
• Profesionales liberales (abogados, médicos, consultores).

Tip: Si tratas cualquier dato que permita identificar a una persona, debes cumplir con la normativa, aunque tu negocio sea pequeño.

3. Principios clave del RGPD

El RGPD establece 6 principios fundamentales para el tratamiento de datos personales:

1. Licitud, lealtad y transparencia: los datos deben ser tratados legalmente y con información clara para los usuarios.
2. Limitación de la finalidad: solo puedes usar los datos para la finalidad específica para la que fueron recogidos.
3. Minimización de datos: recoge únicamente la información necesaria.
4. Exactitud: mantiene los datos correctos y actualizados.
5. Limitación del plazo de conservación: conserva los datos solo el tiempo necesario.
6. Integridad y confidencialidad: protege los datos frente a accesos no autorizados o pérdidas.

Aplicar estos principios es esencial para demostrar cumplimiento ante la autoridad de protección de datos.

4. Obligaciones de empresas y autónomos

4.1 Informar a los usuarios

Toda empresa debe contar con una política de privacidad clara y accesible. Debe explicar:

• Qué datos se recogen.
• Para qué se usan.
• Cómo pueden los usuarios ejercer sus derechos.

4.2 Consentimiento explícito

El consentimiento debe ser libre, informado y verificable. No se permiten casillas pre-marcadas ni interpretaciones implícitas.

4.3 Registro de actividades de tratamiento

Debes mantener un registro donde se detallen los datos, su finalidad y duración, lo que facilita auditorías y revisiones.

4.4 Contratos con encargados del tratamiento

Si usas servicios externos que manejan datos (hosting, software, gestorías), debes firmar un contrato de encargo de tratamiento que garantice la seguridad de la información.

4.5 Medidas de seguridad

Incluyen contraseñas seguras, cifrado, copias de seguridad y control de accesos para proteger los datos de accesos no autorizados.

4.6 Delegado de Protección de Datos (DPO)

Algunas empresas, por su tamaño o actividad (como clínicas, colegios o aseguradoras), deben designar un DPO que supervise el cumplimiento normativo.

5. Derechos de los usuarios bajo RGPD

• Acceso: conocer qué datos se tratan y para qué.
• Rectificación: corregir datos incorrectos.
• Supresión: eliminar sus datos (derecho al olvido).
• Limitación: restringir temporalmente el uso de sus datos.
• Portabilidad: recibir los datos en un formato electrónico.
• Oposición: rechazar el tratamiento en determinadas situaciones.

Las solicitudes deben ser atendidas en 30 días como máximo.

6. Sanciones por incumplimiento

El incumplimiento del RGPD y la LOPDGDD puede implicar sanciones económicas de hasta:

• 10 millones de euros o el 2% del volumen de negocio para infracciones leves.
• 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio para infracciones graves.

Además, existe un impacto reputacional significativo, por lo que cumplir la normativa protege tanto tu economía como tu imagen.

7. Pasos para cumplir con la normativa de protección de datos

1. Auditar datos: identificar qué información manejas, de quién y para qué.
2. Política de privacidad: redacta un documento claro y visible en tu web.
3. Consentimiento explícito: asegúrate de que todos los formularios cumplan el requisito de aceptación activa.
4. Contratos de encargo de tratamiento: formaliza acuerdos con terceros que gestionen datos.
5. Medidas de seguridad: aplica cifrado, copias de seguridad y control de accesos.
6. Formación: capacita a tu equipo sobre buenas prácticas y obligaciones legales.
7. Revisión periódica: actualiza procedimientos y políticas regularmente.

8. Preguntas frecuentes

8.1 ¿Qué es una política de privacidad?

La política de privacidad es un documento que explica cómo una empresa recopila, utiliza y protege los datos personales de sus usuarios. Debe ser clara, visible y accesible.

8.2 ¿Qué tipo de datos se consideran personales?

Cualquier información que permita identificar a una persona física, como nombre, correo, teléfono, dirección, datos bancarios o incluso IP del dispositivo.

8.3 ¿Qué es un delegado de protección de datos (DPO)?

El DPO es un profesional encargado de supervisar el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD, asesorando a la empresa y coordinando con la autoridad de protección de datos.

8.4 ¿Qué pasa si no cumplo con el RGPD?

Puedes enfrentar multas económicas significativas, demandas de usuarios y daños reputacionales que afecten la credibilidad de tu negocio.

8.5 ¿Cómo puedo asegurar el consentimiento de los usuarios?

Usando formularios con aceptación activa, casillas sin pre-marcado y registro de consentimiento para que sea verificable ante auditorías.

9. Consejos prácticos para empresas y autónomos

• Mantén documentación actualizada sobre el tratamiento de datos.
• Realiza auditorías periódicas para identificar riesgos.
• Forma a tu personal en buenas prácticas de privacidad.
• Elige proveedores confiables y firma contratos de encargo de tratamiento.
• Aplica medidas de seguridad técnicas y organizativas adecuadas a la naturaleza de los datos.

10. Conclusión

Cumplir con la LOPD y el RGPD no es solo una obligación legal, sino una estrategia de confianza y profesionalidad. Adaptar tu empresa o negocio a estas normativas:

• Protege tus datos y los de tus clientes.
• Evita sanciones económicas y legales.
• Mejora la reputación y la credibilidad de tu negocio.

Si aún no has implementado un sistema de cumplimiento o tienes dudas sobre cómo hacerlo, consultar con un especialista en protección de datos es la mejor inversión para tu empresa.